Märchenhaft in Kassel und die Orga

Aber warum war der Start und die Bekanntmachung dieses Events in Kassel schon ganz am Anfang für uns gefühlt etwas besonderes?
Es gab vor allem die folgenden offensichtlichen Auffälligkeiten.
Man hat darauf geachtet, erst das Listing und eine funktionierende Internetseite mit entscheidenden und konkreten Informationen ins Leben zu rufen, bevor man die große Werbetrommel gerührt hat. Ein sehr genaues Konzept und Thema stand fest und man hat von Anfang an kein Geheimnis daraus gemacht. Insgesamt hat die Orga schon zu Beginn einen wirklich guten und strukturierten Eindruck bei uns hinterlassen. Alle Möglichkeiten für ein großes Event waren gegeben und der Veranstaltungsort ist relativ zentral in deutschland gelegen, sodass es für viele eine überschaubare Anreise werden wird.

Besonders sympatisch ist uns auch aufgefallen, dass sich die Orga bisher in der Öffentlichkeit auch eher in Bescheidenheit und Sachlichkeit geübt hat, als vorab den großen Max herauszukehren, jedenfalls empfinden wir das so.
Mich erinnert dieses Vorgehen schon etwas ans Maje im Saarland vom letzten Jahr, wo wir einen ähnlich guten Eindruck von der Orga hatten.

Man hat bei der Gestaltung des Event klein und relativ bescheiden angefangen und ist Schritt für Schritt größer geworden. Mit dem wachsenden Zuspruch aus der Community ist auch dieses Event Stück für Stück gewachsen. Zum Beispiel wird es am Samstag Abend zum Abschluß dieses Events eine Laser- sowie eine Feuerwerksshow geben um den Tag zu beschließen. Dies ist eine sehr schöne aber auch teure Idee, die sich die Orga hier ausgedacht hat. Wir können es kaum erwarten!

Aber was muss geschehen um ein solches Event groß zu machen und wie bewältigt man die immer größer werdenden Kosten und den Aufwand?
Kann man das alles vorher planen und wieviel Risiko birgt eine solche Veranstaltung?

Wir haben versucht etwas hinter die Kulissen und in die Vorbereitungen dieses Events zu schauen. Auch wollten wir wissen, wie viel Einfluss der Project Status auf das Event bisher hat oder welche Rolle der Verkauf von Pins und Coins spielt. Hierfür haben wir die Orga des Events gebeten uns einige Fragen zu beantworten und trotz der heißen Phase kamen diese Antworten sehr schnell.

Hier also unsere Fragen und die Antworten von Sandra aka Sajoma als Teil der Orga:

Die Blümchen:

Ihr habt bei eurer Planung zum Event scheinbar "klein" angefangen und euch dabei aber immer noch Luft nach oben gelassen. Jedenfalls macht es auf mich so den Eindruck. Stimmt das?

Sajoma:
Ja, das stimmt so.
Wir hätten niemals gedacht, so „groß“ zu werden, freuen uns aber natürlich über den Zuspruch, den wir täglich erfahren.

Die Blümchen:

Habt ihr das alles schon zu Beginn so gut geplant oder ist es wie vermutet langsam gewachsen?

Sajoma:
Unsere Idee, ein Großevent zu organisieren, kam uns selber schon ein bisschen verrückt vor und wir wussten natürlich nicht, wie das so ankommt. Von daher haben wir von Anfang an tief gestapelt, weil wir das Risiko minimieren wollten, am Ende mit einem Berg von Schulden da zustehen. Im Laufe der Zeit zeichnete sich ab, dass sowohl bei den Geocachern als auch bei den jetzigen Unterstützern das Event gut ankommt und so konnten wir nach und nach neue Programmpunkte aufnehmen. So wurde aus einem „kleinen“ Großevent das vermutlich größte Mega-Event in Europa in diesem Jahr.

Die Blümchen:

Als ihr eure tollen Pins und die erste Coin erstellt und bestellt habt, wusstet ihr zu diesem Zeitpunkt schon, dass eine große Coin und diese in vielen unterschiedlichen Versionen entstehen werden?

Sajoma:
Thomas und ich sind die „Coiner“ in der Orga, unser Traum war es, die Event-Coin zu gestalten. Relativ schnell wussten wir, wie viele Versionen es werden sollen. Zusammen mit Tobi von Cacher’s World wurde ein Konzept erstellt, wie hoch die Auflagen sein sollen und vieles mehr. Das sind die Voraussetzungen für eine vernünftige Kalkulation.

Die Blümchen:

War der Verkauf von den "kleinen" Pins und Coins nötig um mehr Geld in der Kasse zu haben und damit mehr Programm und auch finanzielle Sicherheit für euch als Veranstalter zu gewährleisten?

Sajoma:

Die Coins machen einen großen Teil unserer Finanzierung aus. Wir haben keine finanzstarken Großsponsoren hinter uns stehen wie andere Events in diesem Jahr. Jeden Sponsor haben wir mühevoll angeworben und mit einer Gegenleistung „belohnt“ (Anzeige im Heft, Flyer in der Tüte etc.). Da ist der Verkauf der Pins und Coins essentiell wichtig, um hinterher ohne Defizit aus dem Projekt Mega-Event herauszugehen.

Die Blümchen:

Kann man als Eventowner auf diese Weise die Resonanz aus der Community abchecken oder ist das nicht das geeignete Mittel?

Sajoma:
Vom Coin-Verkauf eine Resonanz abzuchecken wird nicht funktionieren. Der Coin-Verkauf ist stark rückläufig und viele Gäste sind Spontankäufer, die sich nicht lange im Voraus festlegen möchten. Die Resonanz für uns sind die Will attend-Logs, von denen wir hoffen, dass sie dann auch in Ticketkäufen resultieren. Eine hundertprozentige Resonanz hat man aber nie, ein Risiko ist immer dabei.

Die Blümchen:
Wenn eine Bestellung über euren Shop getätigt wird, bekommt man eine Rechnung von Jan-Henrik Hoppe und der Fa. Kama Textil bzw. Wird auf dessen Seite https://www.mybestshirt.de/maerchenhaftinkassel umgeleitet.

Habt ihr den Verkauf bewusst auf diese Firma ausgelagert und wenn ja warum?

Sajoma:
Zuerst einmal muss ich erwähnen, dass die Firma Holger Gartz gehört, Herr Hoppe ist dort Prokurist und betreut unser Event. Natürlich haben wir bewusst diese Firma ausgesucht. Die Firma Kama-Sport betreibt mehrere hundert Webshops für Schulen, Sportvereine und dergleichen und ist entsprechend erfahren damit. Außerdem ist sie hier vor Ort angesiedelt und wir wollten mit unserem Event die heimische Wirtschaft ein bisschen ankurbeln. Nichts liegt da näher als genau diesen Shop zu wählen, zumal die Ansprechpartner immer für uns erreichbar sind.

Die Blümchen:

Als ihr erfahren habt, dass ihr in diesem Jahr den Project Titel bekommt, konntet ihr schon erkennen, wie groß der Zuspruch werden würde?

Sajoma:
Wir haben das genauso erst zu dem Zeitpunkt erfahren wie alle anderen und hatten uns im Vorfeld keine Gedanken darüber gemacht, ob das den Zuspruch erhöhen würde. Auch heute noch sind wir uns nicht sicher, ob tatsächlich der Project-Status den guten Zuspruch auslöst oder ob es einfach unser Thema ist, das die Leute anspricht. Vermutlich werden wir es nie genau erfahren, daher freuen wir uns einfach über jeden Einzelnen, der Interesse an unserem Event zeigt.

Die Blümchen:

Habt ihr besondere Auflagen oder Verpflichtungen durch den Project Status?

Sajoma:
Nein, die gibt es nicht.

Die Blümchen:

Bekommt ihr besondere Unterstützung durch das Project Team oder ist der Project Status eher ein Werbestatus um mehr Geocacher auf ein Event aufmerksam zu machen?

Sajoma:
Sowohl als auch. Natürlich steht das Project-Team hinter uns und gibt uns Hilfestellung, wenn wir an der einen oder anderen Ecke nicht weiterkommen. Und natürlich ist der Project-Status auch ein Werbestatus, wie du es nennst. Manche Cacher fahren nur zu einem Event und suchen gezielt das Project aus. Wir hatten einfach Glück, das unser Konzept der Jury gefallen hat.

Die Blümchen:

Was würdet ihr in Bezug auf zukünftige Events und dessen Organisation im Vorfeld auch anderen Ownern raten?

Sajoma:
Wir maßen uns nicht an, irgendwelche klugen Ratschläge geben zu können oder zu wollen. Jeder muss seinen Weg gehen und jeder Weg unterscheidet sich von dem anderer Orgas. Uns hat es gutgetan, auf andere Events zu fahren, zu schauen, was uns dort gefällt oder nicht gefällt und was wir ggf. bei unserem Event davon übernehmen möchten und was wir auf keinen Fall so haben möchten. Auch Gespräche mit Orga-Teams aus den Vorjahren haben geholfen, uns dahin zu bringen, wo wir jetzt sind. Nicht zu vernachlässigen sind auch die Kontakte über Facebook, die einem manches Mal den Blick öffnen. Zum Glück bin ich dort schon lange unterwegs und kann so gut Bekanntschaften nutzen, um uns bekannter zu machen und um Unterstützung zu fragen.

Die Blümchen:
Als außenstehenden Betrachter wie mich macht eure Orga einen gut durchdachten und aufgeräumten Eindruck.

Habt ihr schon vorher Erfahrungen als Veranstalter sammeln können?

Sajoma:
Wir haben alle schon das eine oder andere Event organisiert, der eine mehr, der andere weniger. Aber ein Mega-Event zu organisieren ist eine besondere Herausforderung, die mit einer Stammtisch- oder einem CITO-Orga nicht vergleichbar ist. Auch diese haben ihre Tücken, aber bei einem Mega-Event steht man vor Aufgaben, die auch für uns neu sind und erst einmal erlernt werden müssen.

Die Blümchen:

Gab es bis jetzt eine besonders schwere Herausforderung bei der Orga-Arbeit, die euch wirklich zu schaffen gemacht hat?

Sajoma:
Wenn ich die Frage wahrheitsgemäß mit „nein“ beantworte, soll das nicht großspurig klingen. Wir haben natürlich ständig neue Herausforderungen, aber besonders schwer hat uns keine zu schaffen gemacht. Wir sind ein gutes Team und was der eine nicht zu leisten vermag, übernimmt eben ein anderer. Große Entscheidungen werden zusammen getroffen, so dass keiner Verantwortung allein tragen muss. So sind wir bisher gut gefahren, auch wenn manchmal die Meinungen unterschiedlich waren und sind. Aber wir mögen uns alle noch und das wird auch nach dem Event so bleiben, da sind wir uns sicher.

Die Blümchen:
Danke für eure Mühe, uns ein paar Fragen zu beantworten. 

Fazit:

Es zeigt sich also mal wieder, dass es nur durch ein gut funktionierendes Team und eine Community die hinter einem solchen Event steht, möglich ist eine Veranstaltung in dieser Größe zu stemmen und es schadet auf alle Fälle nicht, wenn man hierfür klein anfängt und sich Platz nach oben lässt.

Wir hoffen nur, dass die Größe des Events nicht allzu viel Einfluss auf die Stimmung und die Gemütlichkeit hat.
Auch wichtig hierfür wird das Essen sein.

Wir lassen uns überraschen, freuen uns sehr und sind gespannt! Wenn auch ihr euch von Märchen und Sagen verzaubern lassen wollt, loggt doch einfach euren Will Attend in Kassel!

Happy Caching Die Blümchen