Der MEGA Staffelstab Project!

Die Event Serie Project und die Idee hierzu, stammen aus der Zeit, als Mega noch nicht Regel oder gar Standard für größere Events gewesen sind. Ein Vorbild hierfür waren die Geowoodstock Events. Diese begannen 2003 mit einem kleinen Event in Lousville, Kentucky und 154 teilnehmenden Accounts. Schon im Jahr 2006 beim Geowoodstock 4 in Dallas, Texas wurde diese Serie erstmals Mega mit 442 Teilnehmenden Accounts und heute schaut diese Serie auf 16 erfolgreiche Veranstaltungen zurück und hatte im Jahr 2018 in Cincinnati, Ohio, 4626 teilnehmende Accounts. (Nähere Informationen hierzu unter: geowoodstock.org) Dies zeigt, wie sich Events heutzutage entwickeln. Auch in Deutschland werden die Events gefühlt immer größer und wir reden bei manch einer solchen Veranstaltung gerne mal über 100.000 € an anfallenden Kosten. In den USA können Teile dieser Kosten mit Spenden von Geocachern getragen werden. Hier haben Cacher die Möglichkeit verschiedene Packete von „Free“ (0$) bis „VIP Diamond“ (375$) mit steigenden Inhalten zu ordern und dieses System scheint gut zu funktionieren. Die Events werden von Jahr zu Jahr größer und es scheint nicht so, als hätte man Schwierigkeiten damit. Die Nachfrage nach Events in einer gewissen Größe steigt auch in Deutschland. Heute ist es ja fast schon normal, dass im Jahr einige Mega Events gepublisht werden. Früher (2007/2008) war die Community längst nicht so vernetzt wie heute und der Sprung von einem einfachen Event zum Mega war deutlich schwieriger, so berichtet uns Andreas.

Eines dieser Großevents in Deutschland sticht jedenfalls jedes Jahr recht gut erkennbar aus der Masse heraus und scheint auch etwas „besonders“ zu sein, dass Project Event.

Das erste Project war 2009 in Bremen und damals war auch nicht jede Information zum Megaevent im Netz zu finden und schon gar nicht, wie es am besten organisiert wird. Auch haben damals nicht so viele Blogs und Podcasts auf diese Events aufmerksam gemacht. Bremen 2009 war das zweite Megaevent in Deutschland überhaupt, nach Bochum im Jahr 2007. Groundspeak machte den Veranstaltern deutlich, dass es leichter ist Mega zu werden, wenn man eine Event Serie erstellt und so ist der Entschluss zu den Project Events gereift. Diese Serie wird bis heute weitergeführt und jedes Jahr bewerben sich einige Orgateams auf diesen Titel. Wie viele Orgateams sich jährlich genau auf den Titel bewerben, wurde auf unsere Nachfrage nicht verraten und auch nicht wer sich bewirbt oder gar wer nicht ausgewählt wurde oder aus welchen Gründen. Hierüber ist seitens des Project Teams nichts zu erfahren. Zitat: „Über Bewerbungen reden wir grundsätzlich nicht.“
Sollten sich in einem Jahr mal keine geeigneten Events Bewerben, dann wird es wohl auch mal kein Projekt geben. Es ist also keine Pflichtveranstaltung.

Auch wollten wir wissen ob Groundspeak etwas zum Gelingen der Project Events beiträgt, sie fördert oder gar in besonderer Weise unterstützt. Dem ist nicht so, Project Events werden offiziell genauso behandelt wie andere Events, mit einem kleinen Unterschied. Project Events werden schon als Megaevent gepublisht. Sonst müssen Events erst 500 WA-Logs erhalten, um Mega zu werden. Eine Eventserie kann allerdings schon mit 300 WA-Logs zum Mega werden. Starten müssen diese jedoch als normales Event, dann haben sie Zeit, bis 8 Wochen vor Beginn um die 500/300 WA Logs zu erreichen. Die Guidlines zu diesem Thema sind hier zu finden.

Wo liegt den nun genau der Nutzen vom Project- Status, haben wir uns gefragt und auch eine Antwort bekommen.
Der Nutzen oder Mehrwert dieser Eventserie besteht darin, aus dem Erfahrungsschatz der Ausrichter von vorangegangenen Großevents zu schöpfen. Auftretende Schwierigkeiten können durch eine gute Beratung vermieden oder zumindest einfacher werden. Ein Orgateam hat in aller Regel keine besondere Erfahrung im Ausrichten von Veranstaltungen dieser Größe, sie können hier Unterstützung finden, wenn sie sie brauchen. Schließlich kann solch eine Veranstaltung schnell mal mehrere zehntausend Euro kosten und der Druck auf die Orga wächst mit steigender Größe. (Siehe hierzu: Events, das Risiko und der Stress für die Orga.) Allerdings wird sich das Project Team nicht in den operativen Ablauf oder die Planungen einmischen. Sie stehen jedoch immer beratend zur Seite. Auch ist der hohe Bekanntheitsgrad dieser Serie natürlich ein Publikumsmagnet, auch für Gäste aus dem Ausland.

Welche Kriterien müssen erfüllt sein, um Project Event werden zu können?
Hierzu wurden wir auf die Internetpräsenz  (https://gcprojectevents.wordpress.com/) aufmerksam gemacht, welche im Kern auf die Punkte: Eventort, Thema/Motto, Familienfreundlichkeit, Event- Team, Finanzierung und Termin als ausschlaggebende Kriterien hinweist. Wichtig ist jedoch nicht die Größe, sondern vor allem auch das Team, welches sich bewirbt. Ist es in der Community verankert, ist die finanzielle Planung solide, sind die Rahmenbedingungen erfolgversprechend und übernimmt sich die zukünftige Orga nicht? Auch ist wichtig, ob man der Orga zutraut, die Community zu begeistern und mitzureißen. So berichtete Andreas.

Wie genau allerdings das Auswahlverfahren abläuft und nach welcher Gewichtung die einzelnen Punkte bewertet werden, wurde uns nicht wirklich offenbart.
Wir vermuten, ohne es genau zu wissen, dass es eine Einzelfallentscheidung ist und wohl auch immer ein wenig Bauchgefühl eine Rolle spielt.

Aber wer ist denn jetzt derjenige, welcher entscheidet, welches Bewerberteam den Zuschlag erhält?
Es ist ein Komitee von ehemaligen Project Ownern, dessen Namen auch auf der projecteigenen Internetseite zu finden sind:

Andreas – Aeon (Bremen, 2009)
Kai – TKKR (Ulm, 2010/2011)
Wolfgang und Brie – LATeam (Ulm, 2010/2011)
Steven und Petra – road_runner31 / lilli08 (Leipzig, 2012)
Alex – Huskys Team (Koblenz, 2013)
Wolfgang und Tami – Windi (München, 2014)
Heike und Uli – Die Loerheidegeister (Xanten, 2015)
Alex – Skullbook (Essen, 2016)
Ralf – Limbofische (Essen, 2016)
Sven – oneirod75 (Friedrichshafen 2017)
Gero – woge63 (Friedrichshafen 2017)

Sandra – Sajoma (Kassel 2018)

Steffi – Steffi979 (Kassel 2018)

Dieses Komitee blickt auf die vergangenen Project Events zurück und versucht mit den gemachten Erfahrungen zu unterstützen.

Viele Bewerber warten übrigens mit dem Einreichen ihrer Bewerbung bis ganz zum Schluss der Anmeldefrist, um auch noch alle geplanten Aktionen mit einfließen zu lassen. Dies ist jedoch oftmals gar nicht nötig um eine Entscheidung zu treffen.
Der Abgabetermin zur Bewerbung für 2020 ist der 31.12.2018 und wer möchte, kann sich bis zu diesem Termin noch auf der Seite: (https://gcprojectevents.wordpress.com/project-2020/) bewerben.

Wir freuen uns jedenfalls auf weitere schöne Events und wünschen allen zusammen Happy Caching! 

PS: Danke auch an Andreas für die Bereitschaft uns unsere Fragen zu beantworten.

Die Blümchen